PERENCANAAN PEKERJAAN
Perencanaan pekerjaan adalah bagian
integral dan strategi perusahaan dan proses perencanaan SDM.
Perencanaan pekerjaan Yaitu suatu
perencanaan yang memuat hal- hal yang bersifat teknis
Seperti cara-cara pelaksanaan tugas
agar berhasil mencapai tujuanyang lebih tinggi.
suatu proses mempersiapkan usaha
atau kegiatan yang akan dilakukan secara sistematis dan logis untuk mencapai
suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan.
Hal-hal yang seringkali dimuat
dalam perencanaan ini adalah:
Analisa dari pada program
perencanaan,
(a). Penetapan prosedur kerja,
(b). Metode-metode kerja,
(c). Tenaga-tenaga pelaksana,
(d). Waktu, dan sebagainya.
Pengertian
Perencanaan Kerja
Perencanaan kerja adalah suatu
proses mempersiapkan usaha atau kegiatan yang akan dilakukan secara sistematis
dan logis untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan.
Sistematis dalam arti teratur, dan logis dalam arti masuk akal sehingga bisa
dipertanggungjawabkan. Tujuan yang dimaksud sudah tentu dalam arti bukan tujuan
individual (perorangan) melainkan merupakan tujuan kolektif (ramai-ramai) atau
tujuan organisasi (kelompok) yang secara tepat dapat dikatakan sebagai tujuan
kantor sesuai dengan pembahasan di dalam buku ini. Perencanaan menghasilkan
rencana sebagai bentuk konkritnya.
Jadi, perencanaan kerja adalah suatu
proses mempersiapkan usaha untuk melaksanakan suatu pekerjaan secara sistematis
dan logis, sampai pekerjaan itu selesai dan membuahkan hasil yang diharapkan
bersama. Kongkritnya adalah rencana kerja.
Membuat Perencanaan Pekerjaan
Untuk menyusun dan melaksanakan
perencanaan atau perencanaan kerja, harus dilakukan serangkaian kegiatan
konkrit sebagai berikut:
i. Mengumpulkan informasi dan data
yang diperlukan.
ii. Mengumpulkan pemikiran-pemikiran
tentang materi yang direncanakan.
iii. Menentukan tujuan yang hendak
dicapai
iv. Menentukan apa saja yang harus
dilakukan berikut urutan pelaksanaan untuk mencapai tujuan.
v. Menentukan fasilitas yang
diperlukan.
vi. Menentukan kapan dan di mana
harus dilaksanakan.
vii. Menentukan oleh siap dan berapa
lama harus dilaksanakan.
viii.Menentukan mengapa dan
bagaimana cara melaksanakannya.
Keterangan:
(i) Informasi dan data yang
diperlukan adalah informasi dan data yang akan dipakai untuk menyusun rencana
dengan tujuan tertentu.
(ii) Pemikiran-pemikiran yang
dikumpulkan adalah hasil pemerasan otak untuk menyusun rencana yang bertujuan
tertentu dan sedapat mungkin berasal dari dalam kantor (maksudnya adalah orang
dalam)
(iii) Tujuan yang dimaksud sudah
tentu merupakan tujuan kantor yang harus bermuara pada keberhasilan atau
kemajuan kantor.
(iv) Sudah jelas apa yang akan
dijalankan berikut urutan pelaksanaan agar supaya tujuan kantor bisa tercapai.
(v) Fasilitas yang dimaksud adalah
fasilitas atau sarana pendukung yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
(vi) Waktu dan tempat pelaksanaan
rencana.
(vii) Orang dan jangka waktu
pelaksanaan.
(viii) Alasan apa dan bagaimana
caranya untuk melaksanakan rencana.
Contoh:
Ada pabrik sepatu ingin merencanakan
memproduksi sepatu anak yang diperkirakan bisa laku di pasaran sekarang. Untuk
menyusun perencanaan kerja tersebut, dilakukan serangkaian kegiatan sebagai
berikut.
(i) Mengumpulkan informasi dan data
dari masyarakat dan pertokoan tentang sepatu anak yang lagi laku di pasaran.
(ii) Mengumpulkan pemikiran dan ide
dari dalam pabrik tentang sepatu anak yang mau diproduksi.
(iii) Menentukan sepatu anak dengan
model dan tipe serta harga perkiraan tertentu yang diperkirakan bisa laku di
pasaran.
(iv) Menentukan apa-apa saja yang
harus dilaksanakan misalnya pemasokan beberapa macam bahan baku berikut urutan
kerja yang diperlukan.
(v) Menentukan fasilitas atau sarana
pendukung yang diperlukan misalnya mesin-mesin apa saja yang diperlukan.
(vi) Menentukan perkiraan waktu dan
tempat memproduksi sepatu yang dimaksud pada tujuan. (misalnya pabrik yang
dimiliki lebih dari satu lokasi)
(vii) Menentukan penanggungjawab
proyek dan jangka waktu percobaan mulai dari produksi sampai masa aktif
percobaan pemasaran untuk dievaluasi (dinilai dan dipertimbangkan) kembali.
(viii) Menentukan alasan hendak
memproduksi sepatu yang dimaksud pada tujuan berikut cara pelaksanaan rencana.
Langkah-langkah perencanaan
Dalam
merencanakan perlu melalui beberapa langkah-langkah berikut ini :
a. Langkah
pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan kebutuhan dan tujuan yang akan
dicapai dari suatu kegiatan yang akan dilakukan.
b. Langkah
selanjutnya akan melakukan observasi dan penelitian terhadap informasi yang
sudah dikumpulkan. Kemudian lakukan analisis dari berbagai informasi tersebut
dan juga analisis terhadap hasil kerja masa lalu kalau tersedia. Dari hasil analisis tersebut di atas maka
tentukan juga perencanaan alternatif yang sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
c. Identifikasi
kondisi lingkungan yang berkaitan dengan pekerjaan, baik kondisi finansial
maupun SDM, serta faktor-faktor yang dapat mempengaruhi dari berbagai kondisi
yang ada kemudian pelajari.
d. Buatlah
hubungan di antara semua hal tersebut di atas dan sinergikanlah sehingga
menjadi satu kesatuan yang utuh dan akan menjadi landasan operasional kerja.
e. Berdasarkan
perbandingan terhadap alternatif yang dipilih, selanjutnya lakukan penilaian
apakah sudah sesuai dengan tuntutan yang diinginkan. Kalau memang sudah sesuai
maka langkah berikutnya adalah melaksanakan perencanaan.
Cara
menyusun perencanaan juga bisa menggunakan formula 5W+1H, yaitu sebagai
berikut:
a. W1
(What/Apa)
Artinya
rencana apa yang akan disusun. Biasanya hal ini dilakukan dengan mengajukan
pertanyaan, misalnya apa tujuan yang akan dicapai. Umpamanya bila tujuan yang
akan dicapai adalah mendirikan usaha, maka pertanyaanya adalah apa produk yang
laku dijual di pasar atau apa yang dibutuhkan konsumen saat ini.
b. W2
(When/Kapan)
Maksudnya,
kapan suatu rencana dilaksanakan. Untuk melaksanakan suatu rencana perlu
disusun jadwal waktu yang tepat dari setiap jenis pekerjaan yang akan
dilakukan, umpamanya:
1)
Kapan saat yang tepat untuk memulai?
Jawaban dari
pertanyaan ini akan mengarahkan kepada saat yang tepat untuk memulai suatu
usaha dengan berbagai pertimbangan, baik kemampuan yang dimiliki (tempat
usaha/modal usaha) maupun kemungkinan persaingan.
2)
Kapan saat untuk melakukan promosi?
Melakukan
promosi juga perlu dipikirkan kapan saat yang tepat sehingga promosi yang
dilakukan
tidak sia-sia.
3)
Kapan saat menyelesaikan pekerjaan?
Waktu saat
menyelesaikan setiap pekerjaan perlu ditentukan kapan setiap agar pekerjaan
berikutnya tidak terganggu.
4)
Kapan saat untuk membeli bahan?
Bahan juga
dapat mengakibatkan pekerjaan tertunda. Oleh karenanya/penjadwalan kapan saat
yang tepat membeli bahan perlu ditetapkan sedemikian rupa agar tidak terjadi
penyimpangan dan memperlambat pekerjaan.
c. W3
(Where/Dimana)
Dengan kata
where kita dapat menganalisis aspek-aspek yang dibutuhkan agar perencanaan yang
disusun lebih sempurna, umpamanya:
1)
Di mana lokasi usaha didirikan?
Menentukan
lokasi usaha diperlukan berbagai informasi/misalnya di mana saingan mendirikan
usahanya atau dimana tempat yang strategis untuk mendirikan usaha/agar lebih
dekat dengan konsumen.
2)
Di mana membeli bahan yang dibutuhkan?
Tempat
membeli bahan dibutuhkan perlu ditentukan/selain dekat dengan lokasi
perusahaan/juga harganya murah dibanding tempat lain.
3)
Di mana promosi dilakukan?
Promosi yang
dilakukan dapat mencapai sasaran yang dituju apabila promosi yang dilakukan
pada tempat yang tepat.
4)
Di mana pesaing menjual produknya?
Tempat
pesaing menjual produknya perlu diketahui karena dengan mengetahui-nya sangat
bermanfaat bagi pemasaran produk.
d. W4 (Why/mengapa)
Selanjutnya,
penyusun rencana harus mengetahui mengapa dibutuhkannya suatu produk tertentu,
mengapa membuka usaha tersebut, dan mengapa memilih lokasi di suatu tempat
tertentu.
e. W5
(Who/siapa)
Kata who
terkait dengan siapa yang akan melaksanakan rencana tersebut. Seberapa banyak
karyawan digunakan untuk mencapai tujuan yang tentu saja harus disesuaikan
dengan besarnya pekerjaan yang akan dilaksanakan.
f. H
(How/bagaimana)
Pertanyaan
tentang bagaimana, sangat membantu bagi penyusunan rencana untuk mengetahui
cara menyelesaikan pekerjaan, misalnya bagaimana cara membeli bahan baku,
bagaimana cara mengangkut hasil produksi, dan bagaimana menjual hasil produksi.
Perencanaan sangat penting bagi perusahaan dalam mencapai tujuan yang
diinginkan. Dengan adanya perencanaan, tujuan yang hendak dicapai akan diraih
dengan cara yang lebih baik, lebih terarah dan efektif. Dengan demikian,
perencanaan memiliki beberapa keuntungan, antara lain sebagai berikut.
- Dengan adanya perencanaan perusahaan terhindar dari sikap tergesa-gesa dan pengambilan keputusan secara emosional. Selain itu, perusahaan juga bisa menghindarkan diri dari berbagai kesalahan dan menghemat tenaga serta biaya saat menghadapi ketidakpastian pada masa mendatang.
- Mendorong adanya komunikasi antar individu dan antar berbagai lini agar bisa bekerja sama dalam mengejar target sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
- Mencerminkan sikap ekonomis karena dalam menentukan target serta biaya yang dikeluarkan, akan disesuaikan dengan sikap hemat, baik hemat biaya maupun SDM.
- Membantu perusahaan agar lebih siap menghadapi berbagai perubahan.
- Menjauhi berbagai masalah yang mungkin terjadi pada masa mendatang.
- Menentukan tujuan secara realistis sesuai dengan berbagai perubahan yang mungkin terjadi.
EFISIENSI DALAM PEKERJAAN
1. Pengertian
Efisiensi
Efisiensi berkaitan dengan menghasilkan sesuatu/produksi yang optimal
dengan tidak membuang sumber daya dalam proses pengerjaannya. Bekerja dengan
efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan tenaga yang sedikit
mungkin dengan hasil yang tetap sama. Cara bekerja yang efisien dapat
diterapkan oleh semua karyawan untuk semua pekerjaan yang kecil maupun yang
besar. Sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat
tenaga, waktu, biaya, bahan dan lainnya.
Bila seorang karyawan harus segera
menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat, maka karyawan tersebut
harus dapat meningkatkan kecepatan dalam bekerja, tetapi harus tetap menjaga
mutu hasil kerjanya. Oleh karenanya, karyawan yang tidak efisien akan
kekurangan waktu dalam menyelesaikan pekerjaannya, sedangkan karyawan yang
efisien akan kekurangan pekerjaan untuk menghabiskan waktunya.
Dengan demikian, efisiensi kerja
merupakan pelaksanaan kerja dengan cara tertentu, tanpa mengurangi tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya. Cara pelaksanaan kerja tersebut merupakan cara
termudah untuk mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan
bebannya dan terpendek jaraknya.
Karyawan yang efisien tidak akan
mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakannya, tetapi karyawan yang tidak
efisien akan mengeluh walopun sedikit yang harus dikerjakannya. Cara kerja yang
efisien hendaknya perlu diterapkan secara terus menerus agar jiwa efisiensi
dapat dimiliki dan diterapkan dalam melaksanakan pekerjaan.
2. Azas-azas
Efisiensi Kerja
Untuk menerapkan efisiensi dalam
bekerja ini karyawan perlu mengetahui asas-asas efisiensi bagi pekerjaan yaitu
sebagai berikut.
a. Azas
Perencanaan
Perencanaan
berarti menggambarkan suatu tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka
mencapai
suatu tujuan. Perencanaan ini sangat penting agar efisiensi dapat dilakukan
karena tindakan yang akan dilakukan telah direncanakan sebelumnya.
b. Azas
Penyederhanaan
Menyederhanakan
berarti membuat suatu sistem yang rumit atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih
mudah atau ringan.
c. Azas
penghematan
Menghemat
berarti mencegah pemakaian benda/bahan secara berlebihan sehingga biaya
pekerjaan menjadi lebih minim.
d. Azas
Penghapusan
Menghapuskan
berarti meniadakan kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan
pekerjaan yang dianggap kurang perlu, atau
yang tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
e. Azas
Penggabungan
Menggabungkan
berarti menyatukan pekerjaan yang memiliki persamaan kegiatan atau bahan yang
mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat
waktu kerja.
3. Syarat
Efisiensi Kerja
Untuk
mencapai efisiensi kerja tersebut diperlukan beberapa syarat berikut ini:
a. Berhasil
guna/efektif
Syarat ini
menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, dalam tercapai
sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
b. Ekonomis
Syarat
ekonomis menyatakan bahwa dalam usaha mencapai sesuatu yang efektif biaya,
tenaga kerja, material, peralatan, waktu dan ruangan telah dimanfaatkan dengan
tepat.
c. Pelaksanaan
Kerja yang dapat dipertanggungjawabkan
Syarat ini
untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber-sumber yang ada telah
dimanfaatkan dengan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.
d. Pembagian
Kerja yang Nyata
Manusia
mempunyai kemampuan yang terbatas sehingga tidak mungkin mengerjakan segala
macam pekerjaan dengan baik. Hendaknya ada pembagian kerja yang nyata
berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.
e. Rasionalisasi
Wewenang dan Tanggung jawab
Wewenang
harus seimbang dengan tanggung jawab seseorang, artinya jangan sampai terjadi
seseorang mempunyai wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya, atau
sebaliknya jangan sampai terjadi lebih kecil tanggung jawabnya.
f. Prosedur
Kerja yang Praktis
Artinya
bahwa pelaksanaan kerja harus merupakan kegiatan operasional yang dapat
dilaksanakan dengan lancar, dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja
memuaskan.
4. Sumber
Efisiensi kerja
Sumber
efisiensi kerja adalah manusia karena dengan alat pikiran dan pengetahuan yang
ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Sumber efisiensi kerja yang
melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian dan disiplin.
a. Kesadaran
Kesadaran terhadap arti dan makna
efisiensi sangat membantu usaha ke arah efisiensi kerja. Kesadaran mendorong
seseorang berkeinginan membangkitkan kehendak guna melakukan sesuatu. Efisiensi
kerja erat kaitannya dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya
bahwa tingkah laku dan sikap hidup seseorang dapat mengarah kepada perbutan
yang efisien atau sebaliknya. Oleh karena itu, penerapan efisiensi kerja tidak
dapat diharapkan timbul ketika pada seseorang, melainkan merupakan hasil dari
proses yang panjang. Kesadaran sebagai salah satu sumber efisiensi perlu secara
terus-menerus dipupuk agar usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya
dan waktu.
b. Keahlian
Suatu pekerjaan yang dilakukan oleh
seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada apabila
pekerjaan tersebut dilakukan oleh orang yang bukan ahlinya. Unsur keahlian
dalam efisiensi kerja melekat pada manusia, sama halnya dengan unsur kesadaran.
Keahlian manusia di bidang tertentu perlu ditunjang denga peralatan, agar
efisiensi kerja yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan
alat. Sebab keahlian tanpa ditunjang oleh fasilitas yang memadai tidak mungkin
diterapkan untuk dapat menghasilkan yang terbaik. Tetapi keahlian itu
sendiri sudah merupakan jaminan akan
didapatkannya hasil yang efisien.
Masalah keahlian di dalam suatu
kegiatan/pekerjaan dewasa ini, telah berkembang sehingga menrut adanya keahlian
untuk masing-masing bidang pekerjaan. Perkembangan pekerjaan yang menjurus ke
arah spesialisasi mensyaratkan adanya tenaga ahli. Semakin banyak spesialisasi
diciptakan dan semakin banyak pula keahlian yang diperlukan sesuai tuntutan
yang ada. Seorang pakar dalam bidang tertentu, akan mampu memperkirakan dengan
tepat kerusakan pada sebuah mesin hanya karena mendengar suara mesinnya, tetapi
seorang yang bukan pakarnya tidak dapat memperkirakan tanpa membongkar lebih
dahulu mesin tersebut. Dari contoh tersebut, dapat kita lihat perbedaan dalam
efisiensi kerja. Sehubungan dengan hal tersebut maka faktor yang sangat erat
hubungannya dengan keahlian adalah penempatan orang yang tepat pada suatu
pekerjaan.
c. Disiplin
Disiplin erat hubungannya dengan
kesadaran, sebab disiplin timbul dari kesadaran. Kesadaran belum memerlukan
waktu lama dan agak sulit dilaksanakan, tetapi disiplin dapat ditumbuhkan dalam
waktu yang singkat dan pada awalnya dapat dipaksakan dengan suatu aturan. Di
tempat kerja terdapat berbagai aturan yang menuntut adanya disiplin pegawai
dengan berbagai sanksinya. Usaha untuk menciptakan disiplin pada organisasi
antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata
cara atau tata kerja (prosedur) yang sederhana tetapi memadai yang dapat
diketahui dan dipahami oleh tiap karyawan sehingga mereka bisa melaksanakan
disiplin tersebut.
Upaya lain
yang perlu dilaksanakan adalah menciptakan keseimbangan antara kepentingan
organisasi dengan kepentingan pribadi karyawan. Untuk dapat menciptakan
keseimbangan kepentingan tersebut, banyak hal yang perlu diperhatikan, misalnya
gaji/pendapatan, penghargaan, pendidikan dan latihan, fasilitas, rekreasi, dan
hal-hal yang menyangkut segi kemanusiaan karyawan. Apabila upaya tersebut dapat
diwujudkan dengan baik, maka disiplin organisasi dapat ditegakkan dan
dipelihara sehingga semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.