MEMBUAT PERENCANAAN PEKERJAAN

PERENCANAAN PEKERJAAN

Perencanaan pekerjaan adalah bagian integral dan strategi perusahaan dan proses perencanaan SDM.

Perencanaan pekerjaan Yaitu suatu perencanaan yang memuat hal- hal yang bersifat teknis

Seperti cara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai tujuanyang lebih tinggi.

suatu proses mempersiapkan usaha atau kegiatan yang akan dilakukan secara sistematis dan logis untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan.

Hal-hal yang seringkali dimuat dalam perencanaan ini adalah:

Analisa dari pada program perencanaan,

(a). Penetapan prosedur kerja,

(b). Metode-metode kerja,

(c). Tenaga-tenaga pelaksana,

(d). Waktu, dan sebagainya.

Pengertian Perencanaan Kerja

Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha atau kegiatan yang akan dilakukan secara sistematis dan logis untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan. Sistematis dalam arti teratur, dan logis dalam arti masuk akal sehingga bisa dipertanggungjawabkan. Tujuan yang dimaksud sudah tentu dalam arti bukan tujuan individual (perorangan) melainkan merupakan tujuan kolektif (ramai-ramai) atau tujuan organisasi (kelompok) yang secara tepat dapat dikatakan sebagai tujuan kantor sesuai dengan pembahasan di dalam buku ini. Perencanaan menghasilkan rencana sebagai bentuk konkritnya.

Jadi, perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha untuk melaksanakan suatu pekerjaan secara sistematis dan logis, sampai pekerjaan itu selesai dan membuahkan hasil yang diharapkan bersama. Kongkritnya adalah rencana kerja.

Membuat Perencanaan Pekerjaan

Untuk menyusun dan melaksanakan perencanaan atau perencanaan kerja, harus dilakukan serangkaian kegiatan konkrit sebagai berikut:

i. Mengumpulkan informasi dan data yang diperlukan.

ii. Mengumpulkan pemikiran-pemikiran tentang materi yang direncanakan.

iii. Menentukan tujuan yang hendak dicapai

iv. Menentukan apa saja yang harus dilakukan berikut urutan pelaksanaan untuk mencapai tujuan.

v. Menentukan fasilitas yang diperlukan.

vi. Menentukan kapan dan di mana harus dilaksanakan.

vii. Menentukan oleh siap dan berapa lama harus dilaksanakan.

viii.Menentukan mengapa dan bagaimana cara melaksanakannya.

Keterangan:

(i) Informasi dan data yang diperlukan adalah informasi dan data yang akan dipakai untuk menyusun rencana dengan tujuan tertentu.

(ii) Pemikiran-pemikiran yang dikumpulkan adalah hasil pemerasan otak untuk menyusun rencana yang bertujuan tertentu dan sedapat mungkin berasal dari dalam kantor (maksudnya adalah orang dalam)

(iii) Tujuan yang dimaksud sudah tentu merupakan tujuan kantor yang harus bermuara pada keberhasilan atau kemajuan kantor.

(iv) Sudah jelas apa yang akan dijalankan berikut urutan pelaksanaan agar supaya tujuan kantor bisa tercapai.

(v) Fasilitas yang dimaksud adalah fasilitas atau sarana pendukung yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

(vi) Waktu dan tempat pelaksanaan rencana.

(vii) Orang dan jangka waktu pelaksanaan.

(viii) Alasan apa dan bagaimana caranya untuk melaksanakan rencana.

Contoh:

Ada pabrik sepatu ingin merencanakan memproduksi sepatu anak yang diperkirakan bisa laku di pasaran sekarang. Untuk menyusun perencanaan kerja tersebut, dilakukan serangkaian kegiatan sebagai berikut.

(i) Mengumpulkan informasi dan data dari masyarakat dan pertokoan tentang sepatu anak yang lagi laku di pasaran.

(ii) Mengumpulkan pemikiran dan ide dari dalam pabrik tentang sepatu anak yang mau diproduksi.

(iii) Menentukan sepatu anak dengan model dan tipe serta harga perkiraan tertentu yang diperkirakan bisa laku di pasaran.

(iv) Menentukan apa-apa saja yang harus dilaksanakan misalnya pemasokan beberapa macam bahan baku berikut urutan kerja yang diperlukan.

(v) Menentukan fasilitas atau sarana pendukung yang diperlukan misalnya mesin-mesin apa saja yang diperlukan.

(vi) Menentukan perkiraan waktu dan tempat memproduksi sepatu yang dimaksud pada tujuan. (misalnya pabrik yang dimiliki lebih dari satu lokasi)

(vii) Menentukan penanggungjawab proyek dan jangka waktu percobaan mulai dari produksi sampai masa aktif percobaan pemasaran untuk dievaluasi (dinilai dan dipertimbangkan) kembali.

(viii) Menentukan alasan hendak memproduksi sepatu yang dimaksud pada tujuan berikut cara pelaksanaan rencana.

  Langkah-langkah perencanaan

Dalam merencanakan perlu melalui beberapa langkah-langkah berikut ini :

a.       Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan kebutuhan dan tujuan yang akan dicapai dari suatu kegiatan yang akan dilakukan.

b.      Langkah selanjutnya akan melakukan observasi dan penelitian terhadap informasi yang sudah dikumpulkan. Kemudian lakukan analisis dari berbagai informasi tersebut dan juga analisis terhadap hasil kerja masa lalu kalau tersedia. Dari hasil analisis tersebut di atas maka tentukan juga perencanaan alternatif yang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

c.       Identifikasi kondisi lingkungan yang berkaitan dengan pekerjaan, baik kondisi finansial maupun SDM, serta faktor-faktor yang dapat mempengaruhi dari berbagai kondisi yang ada kemudian pelajari.

d.      Buatlah hubungan di antara semua hal tersebut di atas dan sinergikanlah sehingga menjadi satu kesatuan yang utuh dan akan menjadi landasan operasional kerja.

e.       Berdasarkan perbandingan terhadap alternatif yang dipilih, selanjutnya lakukan penilaian apakah sudah sesuai dengan tuntutan yang diinginkan. Kalau memang sudah sesuai maka langkah berikutnya adalah melaksanakan perencanaan.

Cara menyusun perencanaan juga bisa menggunakan formula 5W+1H, yaitu sebagai berikut:

a.       W1 (What/Apa)

Artinya rencana apa yang akan disusun. Biasanya hal ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan, misalnya apa tujuan yang akan dicapai. Umpamanya bila tujuan yang akan dicapai adalah mendirikan usaha, maka pertanyaanya adalah apa produk yang laku dijual di pasar atau apa yang dibutuhkan konsumen saat ini.

b.      W2 (When/Kapan)

Maksudnya, kapan suatu rencana dilaksanakan. Untuk melaksanakan suatu rencana perlu disusun jadwal waktu yang tepat dari setiap jenis pekerjaan yang akan dilakukan, umpamanya:

1)      Kapan saat yang tepat untuk memulai?

Jawaban dari pertanyaan ini akan mengarahkan kepada saat yang tepat untuk memulai suatu usaha dengan berbagai pertimbangan, baik kemampuan yang dimiliki (tempat usaha/modal usaha) maupun kemungkinan persaingan.

2)      Kapan saat untuk melakukan promosi?

Melakukan promosi juga perlu dipikirkan kapan saat yang tepat sehingga promosi yang

dilakukan tidak sia-sia.

3)      Kapan saat menyelesaikan pekerjaan?

Waktu saat menyelesaikan setiap pekerjaan perlu ditentukan kapan setiap agar pekerjaan berikutnya tidak terganggu.

4)      Kapan saat untuk membeli bahan?

Bahan juga dapat mengakibatkan pekerjaan tertunda. Oleh karenanya/penjadwalan kapan saat yang tepat membeli bahan perlu ditetapkan sedemikian rupa agar tidak terjadi penyimpangan dan memperlambat pekerjaan.

c.       W3 (Where/Dimana)

Dengan kata where kita dapat menganalisis aspek-aspek yang dibutuhkan agar perencanaan yang disusun lebih sempurna, umpamanya:

1)      Di mana lokasi usaha didirikan?

Menentukan lokasi usaha diperlukan berbagai informasi/misalnya di mana saingan mendirikan usahanya atau dimana tempat yang strategis untuk mendirikan usaha/agar lebih dekat dengan konsumen.

2)      Di mana membeli bahan yang dibutuhkan?

Tempat membeli bahan dibutuhkan perlu ditentukan/selain dekat dengan lokasi perusahaan/juga harganya murah dibanding tempat lain.

3)      Di mana promosi dilakukan?

Promosi yang dilakukan dapat mencapai sasaran yang dituju apabila promosi yang dilakukan pada tempat yang tepat.

4)      Di mana pesaing menjual produknya?

Tempat pesaing menjual produknya perlu diketahui karena dengan mengetahui-nya sangat bermanfaat bagi pemasaran produk.

d.      W4 (Why/mengapa)

Selanjutnya, penyusun rencana harus mengetahui mengapa dibutuhkannya suatu produk tertentu, mengapa membuka usaha tersebut, dan mengapa memilih lokasi di suatu tempat tertentu.

e.       W5 (Who/siapa)

Kata who terkait dengan siapa yang akan melaksanakan rencana tersebut. Seberapa banyak karyawan digunakan untuk mencapai tujuan yang tentu saja harus disesuaikan dengan besarnya pekerjaan yang akan dilaksanakan.

f.       H (How/bagaimana)

Pertanyaan tentang bagaimana, sangat membantu bagi penyusunan rencana untuk mengetahui cara menyelesaikan pekerjaan, misalnya bagaimana cara membeli bahan baku, bagaimana cara mengangkut hasil produksi, dan bagaimana menjual hasil produksi.

Perencanaan sangat penting bagi perusahaan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan adanya perencanaan, tujuan yang hendak dicapai akan diraih dengan cara yang lebih baik, lebih terarah dan efektif. Dengan demikian, perencanaan memiliki beberapa keuntungan, antara lain sebagai berikut.

1. Dengan adanya perencanaan perusahaan terhindar dari sikap tergesa-gesa dan pengambilan keputusan secara emosional. Selain itu, perusahaan juga bisa menghindarkan diri dari berbagai kesalahan dan menghemat tenaga serta biaya saat menghadapi ketidakpastian pada masa mendatang.
2. Mendorong adanya komunikasi antar individu dan antar berbagai lini agar bisa bekerja sama dalam mengejar target sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
3. Mencerminkan sikap ekonomis karena dalam menentukan target serta biaya yang dikeluarkan, akan disesuaikan dengan sikap hemat, baik hemat biaya maupun SDM.
4. Membantu perusahaan agar lebih siap menghadapi berbagai perubahan.
5. Menjauhi berbagai masalah yang mungkin terjadi pada masa mendatang.
6. Menentukan tujuan secara realistis sesuai dengan berbagai perubahan yang mungkin terjadi.

 EFISIENSI DALAM PEKERJAAN

1.      Pengertian Efisiensi

Efisiensi berkaitan dengan menghasilkan sesuatu/produksi yang optimal dengan tidak membuang sumber daya dalam proses pengerjaannya. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan tenaga yang sedikit mungkin dengan hasil yang tetap sama. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh semua karyawan untuk semua pekerjaan yang kecil maupun yang besar. Sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga, waktu, biaya, bahan dan lainnya.

            Bila seorang karyawan harus segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat, maka karyawan tersebut harus dapat meningkatkan kecepatan dalam bekerja, tetapi harus tetap menjaga mutu hasil kerjanya. Oleh karenanya, karyawan yang tidak efisien akan kekurangan waktu dalam menyelesaikan pekerjaannya, sedangkan karyawan yang efisien akan kekurangan pekerjaan untuk menghabiskan waktunya.

            Dengan demikian, efisiensi kerja merupakan pelaksanaan kerja dengan cara tertentu, tanpa mengurangi tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Cara pelaksanaan kerja tersebut merupakan cara termudah untuk mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya dan terpendek jaraknya.

            Karyawan yang efisien tidak akan mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakannya, tetapi karyawan yang tidak efisien akan mengeluh walopun sedikit yang harus dikerjakannya. Cara kerja yang efisien hendaknya perlu diterapkan secara terus menerus agar jiwa efisiensi dapat dimiliki dan diterapkan dalam melaksanakan pekerjaan.

2.      Azas-azas Efisiensi Kerja

            Untuk menerapkan efisiensi dalam bekerja ini karyawan perlu mengetahui asas-asas efisiensi bagi pekerjaan yaitu sebagai berikut.

a.       Azas Perencanaan

Perencanaan berarti menggambarkan suatu tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka

mencapai suatu tujuan. Perencanaan ini sangat penting agar efisiensi dapat dilakukan karena tindakan yang akan dilakukan telah direncanakan sebelumnya.

b.      Azas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang rumit atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan.

c.       Azas penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda/bahan secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan menjadi lebih minim.

d.      Azas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan

 pekerjaan yang dianggap kurang perlu, atau yang tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

e.       Azas Penggabungan

Menggabungkan berarti menyatukan pekerjaan yang memiliki persamaan kegiatan atau bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.

3.      Syarat Efisiensi Kerja

Untuk mencapai efisiensi kerja tersebut diperlukan beberapa syarat berikut ini:

a.       Berhasil guna/efektif

Syarat ini menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, dalam tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

b.      Ekonomis

Syarat ekonomis menyatakan bahwa dalam usaha mencapai sesuatu yang efektif biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu dan ruangan telah dimanfaatkan dengan tepat.

c.       Pelaksanaan Kerja yang dapat dipertanggungjawabkan

Syarat ini untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber-sumber yang ada telah dimanfaatkan dengan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.

d.      Pembagian Kerja yang Nyata

Manusia mempunyai kemampuan yang terbatas sehingga tidak mungkin mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Hendaknya ada pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.

e.       Rasionalisasi Wewenang dan Tanggung jawab

Wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab seseorang, artinya jangan sampai terjadi seseorang mempunyai wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya, atau sebaliknya jangan sampai terjadi lebih kecil tanggung jawabnya.

f.       Prosedur Kerja yang Praktis

Artinya bahwa pelaksanaan kerja harus merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar, dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja memuaskan.

4.      Sumber Efisiensi kerja

      Sumber efisiensi kerja adalah manusia karena dengan alat pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Sumber efisiensi kerja yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian dan disiplin.

a.       Kesadaran

           Kesadaran terhadap arti dan makna efisiensi sangat membantu usaha ke arah efisiensi kerja. Kesadaran mendorong seseorang berkeinginan membangkitkan kehendak guna melakukan sesuatu. Efisiensi kerja erat kaitannya dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup seseorang dapat mengarah kepada perbutan yang efisien atau sebaliknya. Oleh karena itu, penerapan efisiensi kerja tidak dapat diharapkan timbul ketika pada seseorang, melainkan merupakan hasil dari proses yang panjang. Kesadaran sebagai salah satu sumber efisiensi perlu secara terus-menerus dipupuk agar usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.

b.      Keahlian

           Suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada apabila pekerjaan tersebut dilakukan oleh orang yang bukan ahlinya. Unsur keahlian dalam efisiensi kerja melekat pada manusia, sama halnya dengan unsur kesadaran. Keahlian manusia di bidang tertentu perlu ditunjang denga peralatan, agar efisiensi kerja yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat. Sebab keahlian tanpa ditunjang oleh fasilitas yang memadai tidak mungkin diterapkan untuk dapat menghasilkan yang terbaik. Tetapi keahlian itu sendiri  sudah merupakan jaminan akan didapatkannya hasil yang efisien.

           Masalah keahlian di dalam suatu kegiatan/pekerjaan dewasa ini, telah berkembang sehingga menrut adanya keahlian untuk masing-masing bidang pekerjaan. Perkembangan pekerjaan yang menjurus ke arah spesialisasi mensyaratkan adanya tenaga ahli. Semakin banyak spesialisasi diciptakan dan semakin banyak pula keahlian yang diperlukan sesuai tuntutan yang ada. Seorang pakar dalam bidang tertentu, akan mampu memperkirakan dengan tepat kerusakan pada sebuah mesin hanya karena mendengar suara mesinnya, tetapi seorang yang bukan pakarnya tidak dapat memperkirakan tanpa membongkar lebih dahulu mesin tersebut. Dari contoh tersebut, dapat kita lihat perbedaan dalam efisiensi kerja. Sehubungan dengan hal tersebut maka faktor yang sangat erat hubungannya dengan keahlian adalah penempatan orang yang tepat pada suatu pekerjaan.

c.       Disiplin

           Disiplin erat hubungannya dengan kesadaran, sebab disiplin timbul dari kesadaran. Kesadaran belum memerlukan waktu lama dan agak sulit dilaksanakan, tetapi disiplin dapat ditumbuhkan dalam waktu yang singkat dan pada awalnya dapat dipaksakan dengan suatu aturan. Di tempat kerja terdapat berbagai aturan yang menuntut adanya disiplin pegawai dengan berbagai sanksinya. Usaha untuk menciptakan disiplin pada organisasi antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata cara atau tata kerja (prosedur) yang sederhana tetapi memadai yang dapat diketahui dan dipahami oleh tiap karyawan sehingga mereka bisa melaksanakan disiplin tersebut.

Upaya lain yang perlu dilaksanakan adalah menciptakan keseimbangan antara kepentingan organisasi dengan kepentingan pribadi karyawan. Untuk dapat menciptakan keseimbangan kepentingan tersebut, banyak hal yang perlu diperhatikan, misalnya gaji/pendapatan, penghargaan, pendidikan dan latihan, fasilitas, rekreasi, dan hal-hal yang menyangkut segi kemanusiaan karyawan. Apabila upaya tersebut dapat diwujudkan dengan baik, maka disiplin organisasi dapat ditegakkan dan dipelihara sehingga semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.